Wenn man seine Ausstellung vorbereitet, nimmt dies alles viel Zeit in Anspruch, vor allem die inhaltlichen Themen und Vorbereitung, aber man darf nie die Presse vergessen. Meistens wird die Pressearbeit zum Schluss gemacht, aber das ist nicht richtig.

Die Einladungen werden 2 Wochen vor der Eröffnung einer Vernissage verschickt, sonst haben es die meisten wieder vergessen in der heutigen Zeit, denken viel Künstler.

Mit dieser Einstellung bleibt aber viel auf der „ Strecke „ was letztendlich zu einem noch größeren Erfolg beitragen könnte.

Ich mache es genau umgekehrt- wenn der Termin und der Ausstellungsort feststehen, weise ich bereits auf meine Ausstellung hin. Viele Wochen- oder Monatsblätter geben einen langen Vorlauf- 2- 3- Monatshefte oder Monatsausgaben der Städte und Gemeinden. Man muss schon frühzeitig auf das Ereignis hinweisen. Hierzu muss man sich genau mit den erscheinenden Medien beschäftigen- wann ist der Angabetermin und wann erscheint das Heft!

Dies muss sich der Künstler immer genau notieren und die gewonnenen Infos gleich in einen Terminkalender eintragen. Sie sind nützlich für die nächste Präsentation. So lernt der Ausstellende auch gleich die wichtigen Ansprechpartner kennen und informiert sie am besten schon telefonisch vorab mit dem Hinweis auf die Ausstellung. Im Gegenzug mailt man seine Unterlagen- Text und Fotos hinterher.

Viele Redakteure mögen es gerne, wenn der Künstler ihnen schon fast fertige Infos zukommen lässt, die dann nur noch umgeschrieben werden müssen. Lieber einmal mehr anrufen als zu wenig, lieber öfters nerven, sonst haben es auch die Zeitungen wieder vergessen, denn sie warten nicht auf uns!

Ich stelle mir immer eine Kontaktliste zusammen, die ich immer wieder benutzen kann.

1.    Den Titel der Ausstellung….

2.    Ankündigung im Internet

3.    Kontakt zum Radio oder TV- Sender – Lokalredaktion

4.    Unbedingt die Telefonnummern notieren- die für meine Sache wichtig sind- halbe Arbeit- Zentrale der Zeitung, des Senders oder Wochenblattes

5.    Die Vor- und Zunamen der Ansprechpartner die für Kultur zuständig sind

6.    E- Mail, Telefon, Fax und das wichtigste- die Durchwahl!

7.    Erscheinungstermine notieren oder wann das Blatt herauskommt, die einzelnen Ressorts und Rubriken, die für meine Sache interessant sind.

8.    Den Redaktionsschluss herausfinden und aufschreiben- sonst bin ich zu spät und habe keine Ankündigung in der Zeitung.

9.    Mit der zuständigen Redakteurin persönlich sprechen und erfragen, was und wann sie die Unterlagen haben möchte über meine anzukündigende Ausstellung- wann darf ich Ihnen das Material schicken?

10.   Einen Text zu der Ausstellung verfassen -für die mögliche Veröffentlichung-

11.   Kurze Meldung verfassen- Vorschau- Berichte und so weiter- Biographie.

So kann man sich ein besseres Bild machen über seine Aktivitäten und vergisst nichts.

Oft nützt es einem Künstler auch nichts, nur einen Redakteur einer Tageszeitung zu kennen, es ist schon besser, er baut sich langsam ein gutes, breites Verhältnis zu einer Zeitung auf- denn wir brauchen die Redakteure - ohne Presse läuft bei uns nichts!

Oft sind für die Termine in der Kultur unterschiedliche Mitarbeiter zuständig- einer nützt da nicht viel! Die Tagesredaktion hat wieder ganz andere Mitarbeiter als die, die den Veranstaltungskalender machen. Die größten Chancen hat man, wenn man breit gefächert arbeitet um überhaupt am Anfang berücksichtigt zu werden.

Der Veranstaltungskalender sollte somit auf alle Fälle rechtzeitig informiert werden und jeder Künstler sollte sich dies auf Platz eins schreiben- als äußerst wichtig !

Sie haben einen langen Vorlauf und werden täglich mit einer Fülle von Veranstaltungen und Infos überschüttet, denn viele andere Künstler, sein es -  Musiker, Theater, Dichter oder Kinos- sind auch auf Ankündigungen angewiesen, damit die Menschen in der Stadt einen Hinweis haben um es terminieren , planen zu können, wenn es für sie ansprechend ist.

Einige Helfe erscheinen jährlich, die anderen halbjährlich und  wieder andere vierteljährlich- ein- bis zweimonatlich bis hin zu wöchentlich oder täglich.

Man kann als Künstler auch Institutionen anrufen, die selbst auf Öffentlichkeitsarbeit angewiesen sind, wie zum Beispiel die Kulturämter, Museen, Kunst- und Kulturvereine der Stadt, in der man die Ausstellung vorbereitet oder die Galerie übernimmt dies alles, wenn man einen Vertrag mit dieser hat.

Am besten fragt man spontan an- es ist eigentlich ganz einfach- man nennt den Ort der Ausstellung, das Eröffnungsdatum und wie lange die Ausstellung dauern soll…und den Tag

der Vernissage- die Uhrzeit und die evtl. Redner zur Eröffnung und was man ausstellt- das Thema oder beschreibt kurz seine Richtung- abstrakte Malerei oder Werke in Öl oder Zeichnungen auf Papier und, und…lässt sich letztendlich einen Termin geben für die Veröffentlichung der Ausstellung und äußert nebenbei…mit der Bitte um eine Veröffentlichung oder ob noch etwas Infomaterial geschickt werden muss – Fotos, Text usw. ob das Blatt noch Platz für eine Ankündigung hat….oder können sie mir vielleicht den dafür zuständigen Ansprechpartner nennen, denn ich bin neu in der Stadt oder so…außerdem ist es heute sehr wichtig, die Ausstellungen in Internetportalen anzukündigen oder die Infos auch zu Online – Medien zu senden.

Dann muss man noch die Tourist-  Informationen mit seiner Ankündigung gefüttert werden, evtl. beim Rathaus, damit die einheimischen und usw. informiert werden können. Auch hier finden wir alle Hinweise unter den Broschüren für Kultur und die Ansprechpartner stehen unter Impressum-

Wann die Abgabe ist und das Erscheinungsdatum.

Es gibt auch in Tageszeitungen einen ganztägigen Veranstaltungskalender, auch dieser darf nicht übersehen werden. Wenn alles nichts hilft, gleich zu Telefon greifen und sich schlau machen. Auch die Städte haben einen Internetauftritt heute, das ist sehr wichtig, für fremde Besucher und Interessierte für Kunst in einer Stadt.

Am besten  sendet man einfach seinen Veranstaltungshinweis frühzeitig ab und macht es den Redakteuren einfach, indem man alles genau vorbereitet. Wer alles schon fertig hat, wird bevorzugt behandelt, denn das Schema ist immer das gleiche in einer Zeitung. Wenn man alles schön fertig hat, freundlich ist und schnell ist, bekommt man garantiert etwas in die Medien.

Man schaut, wie sind die Einträge gebaut- ist mein Text zu lang oder brauche ich noch ein Foto? All dies kann man auch höflich noch einmal hinterfragen, Infos mailen, Fotos senden,  lieber einmal des öfters nerven, als zu wenig! Um all das zu erledigen, muss man sich eine Terminliste anlegen, die man immer wieder verwenden kann, wenn man in dieser Stadt wieder eine Vernissage hat, barucht man sie wieder und hat nicht doppelte arbeit- außerdem sind diese Art von Kontakten unbezahlbar!

Dann es ist auch sehr wichtig zu kontrollieren, ob der richtige, für mich zuständige Redakteur meine Sache auf dem Tisch hat, denn sonst läuft alles daneben.

Danach muss sich der Künstler unbedingt um eine Vorankündigung in der Tageszeitung kümmern, einen Fototermin vorab arrangieren, persönlich nochmals einladen und bitten, das ein Redakteur ur Vernissage kommt, um einen Bericht zu schreiben über die Ausstellung selber. Hierfür benötigt man eine Pressemappe mit all seinen Werken, Texten, Fotos und schon erschienene Artikeln in Feuilletonteilen.

 Der Aufwand ist für die Redaktion zu hoch, um über jeden ausstellenden zu berichten. Man muss heute die Zeitung „ füttern“!

Die aktuelle Berichterstattung ist eines der wichtigsten Angelegenheiten eines Künstlers zu seiner Ausstellung- er muss das passende Material zusammenstellen- angemessenes- was von Bedeutung für die gerade gezeigt Ausstellung ist- Texte- neue Fotos von sich und den Arbeiten. - einen knappen Pressetext als Einleitung- Öffnungsredner

eine Meldung- Diese darf nicht länger als 500 bis höchstens 1000 Zeichen sein, denn sonst ließ das keiner- also keine Romane!

Dann die wichtigsten Infos auf die anderen Meldungen legen- so in etwa…

1.    Titel der Ausstellung

2.    Der Ausstellungsort mit kompletter Anschrift

3.    Die Ausstellungsorganisation- Galerie

4.    Der Künstler oder die beteiligten Künstler –

5.    Techniken der arbeiten

6.    Vernissagetermin

7.    Eröffnungsredner

8.    sonstige prominente Gäste, Schirmherr und so weiter

9.    Laufzeit der Ausstellung

10.  Umfang der Ausstellung- 50 Werke oder so

11.  Öffnungszeiten

12.  welche Ausstellungsorte und Stationen der Künstler schon hatte

13.  vielleicht einen Hinweis auf einen Katalog

14.  Ansprechpartner für weitere Auskünfte und Anforderung von Fotos mit E- Mail, Telefon und Mobiltelefon, Fax.

Dann sind noch wichtig: Ein gutes Pressfoto in ausreichender Auflösung – 300 dip bei einer Breite von ca. 15 cm und im Hochformat 10 cm- also keine Riesenbilder- ebenso unverzichtbar ist eine ordentliche Beschriftung des Fotos mit dem Hinweis auf die Ausstellung. 

Für besonders lohnende Ausstellungen  ist eine Pressmappe wichtig und die Zusammenstellung dieser lohnt sich allemal. Man kann sie ja auch immer wieder verwenden- also, es ist nur einmal die Arbeit von Nöten!

Ein Datenblatt- kurze Presseinformation und ein Foto-

Ergänzt durch ein Pressetext oder ein Interview mit Hintergrundinformationen, Katalogauszüge und Redemanuskripte- Vor allem darf man den Ansprechpartner und die Telefonnummern nicht vergessen, unter der man zu einem plötzlichen Termin anberaumt wird, nicht vergessen-  das ist schon alles!

Auf Anforderung weiter Fotos, die Vereinbarung eines Interviews , was letztendlich alles auf eine Vorbesichtigung der Ausstellung hinführt in Verbindung mit einer Vorankündigung.

Da die Redaktionen mit Informationen förmlich überschüttet werden und oft mehr Material haben, als sie verarbeiten können- ist eine außergewöhnliche Aufmachung wichtig- die gleich ins Auge sticht und interessant wirkt. Wichtig ist auch immer eine persönliche anrede des Redakteurs- der richtig Zeitpunkt und die Übermittlung an die schreibende Person ist sehr wichtig. - sich von der Masse abheben!

Auf alle Fälle sollte man immer am „ Ball“ bleiben, noch mal zusätzlich telefonieren, ob alles angekommen ist, ob noch etwas fehlt- ob jemand von der Zeitung zu Vernissage zur Berichterstattung kommt und, und…oder ab er einen separaten Termin wünscht und mit wenigen Worten das Besondere an gerade dieser Ausstellung herausstellen- neugierig machen- der bekommt auch seine Aufmerksamkeit.