Nicht nur an seiner künstlerischen Produktion arbeitet ein Künstler, sondern er muss nebenbei auch noch andere vielfältige Aufgaben beruflicher Art erledigen. Für jede andere freiberufliche Existenz ist sie ganz normal.

Quittungen aufheben!

Der Künstler muss jede seiner Einkaufquittungen aufheben, die man nachher steuerlich geltend machen kann, wenn dieser Einkauf beruflicher Natur war. Er muss seine Tankquittungen aufheben, wenn er geschäftlich oder zu seiner Ausstellung mit dem eigenen Wagen fährt.

Hierzu benötigt man für das Finanzamt auch Nachweise, wie Galerie, Namen, Adresse, Kilometer- Entfernung, den Anlass der Fahrt mit dem Auto. Wenn der Künstler mit dem Zug fährt, also mit öffentlichen Verkehrsmitteln, muss er auch die Fahrkarten oder Streckenkarten aufheben sowie  Taxiquittungen und Hunger hat er ja schließlich auch  noch mal unterwegs- Verpflegung - auch diese Sachen aufheben! All das kann man durchaus später steuerlich geltend machen.

Bevor es aber zu einer Ausstellung kommen kann, muss die Künstlerin  oder der Künstler Material haben. Auch diese Kosten, alles was mit der Kunstproduktion zu tun hat, aufheben! Wenn eine teure Kamera benötigt wird, ein DVD Gerät oder ein PC-, ein Fernsehgerät- alles aufheben und ja keine Quittung wegwerfen!

Diese ganzen Belege bewahrt man nicht nur für das Finanzamt auf, sondern muss diese auch noch zehn Jahre aufheben- am besten gut geordnet, damit man sie immer wieder findet.

Quittieren lassen und  alles aufzeichnen…

Die Künstler vergessen oft, wenn sie ihre Kunstwerke oder einen Teil davon in Kommission geben, sich diese quittieren zu lassen.

Hierfür braucht man besondere Aufzeichnungen.

• Größe
• Technik
• Titel
• Entstehungsjahr
• Preis
• Prozente, die anfallen für die Galerie oder den Kunsthandel.

Man macht am besten für jede Arbeit einen Kommissionsschein. Den lässt man sich quittieren und verwahrt  die Quittung als Dokument. So lange das Werk noch dem Künstler gehört, vielleicht aber auch anderweitig platziert wird- so hat der Künstler immer eine Übersicht und einen Nachweis.

Ohne diese Vorkehrungen kommt es schnell zu Unstimmigkeiten und oftmals verliert man selbst den Überblick, wenn es zuviel wird- der Stress- das Malen- Vermarkten- Verkaufen- Werbung - Eigenwerbung… Zum Schluss weiß man nicht mehr, welche Werke unterwegs sind.

Wenn ein Künstler Kunstwerke verleiht oder vermietet, muss er ebenso peinlich genau auf seine Sachen aufpassen- alles immer gegenseitig unterzeichnen lassen- das ist ganz wichtig!

Ich habe im Laufe der Zeit schon oft die Übersicht verloren, dass geht schneller als man denkt, darum sollte man die eigenen Arbeiten auch fotographisch dokumentieren. Für solche Fälle reicht eine einfache Digitalkamera, die ja wohl inzwischen jeder heute hat. So weiß man immer, welche Bilder im Atelier lagern und welche zu Ausstellungen, Verleih oder Kommission unterwegs sind.

Dokumentation erstellen!

Die eigentliche Arbeit eines Künstlers ist die Herstellung einer Dokumentation seines Werkes und nicht nur die Arbeiten, die unterwegs sind oder die er aus irgendwelchen Gründen aus der Hand gibt.

Es ist ein Lernprozess! Der Kunstschaffende sollte sich so früh wie möglich daran gewöhnen, seine eigene Arbeit zu dokumentieren. So hat er sein eigenes Werkverzeichnis.

Hierzu gehören:

… neben dem Foto

 der Titel des Bildes oder des Werkes- Skulptur- Installation usw.

 Technik

 Maße

Entstehungsjahr.

All diese Sachen kann man heute auf dem PC speichern oder aber auch als Mappe verwahren und erfassen. Die allerbeste Möglichkeit ist beides, denn ein PC kann immer einmal

 „ abstürzen “. So ist man auf der sichersten Seite.

Auch von der digitalen Dokumentation sollte der Künstler sich eine Sicherheitskopie auf einer CD erstellen. Diese muss dann immer wieder aktualisiert werden.

Archiv anlegen!

Zu diesen ganzen Dingen kommt noch ein Archiv, an welchen Ausstellungen er teil genommen hat und wo er was gemacht hat. -  Die Zeitungsartikel aufheben, die Einladungskarten, die Reden und all das. Damit ist aber nicht die eigentliche Biographie des Künstlers gemeint, die immer auf den neusten Stand sein muss.

Das Archiv sollte noch so eine unbedeutende Ausstellung enthalten, genauso wie Ausstellungsbeteiligungen und jede andere künstlerische Aktivität an sich.

Hierzu gehören:

Das Sammeln von Zeitungsausschnitten

Die Kopien aus Fachzeitschriften

Das Video Tabe

Die TV Aufzeichnung einer Sendung in der man selbst in  Erscheinung tritt oder über seine künstlerische Arbeit als Thema berichtet worden ist.

Dies ist alles keine unnötige Arbeit und Kraft, denn spätestens, wenn der Schaffende einen Katalog zusammen stellen möchte, benötigt man diese Aufzeichnungen- dann ist es alles nur noch die  halbe Arbeit!

Die eigenen Werkkataloge gehören ebenfalls mit zur Werkdokumentation.

Adressenlisten erstellen!

Als nächstes ist es sehr wichtig, immer die Adressenlisten zu erneuern und zu aktualisieren. Dies ist auch ganz wichtig für Galeristen. Es sollten in dieser Liste nicht nur Freunde, Künstler, Kritiker, Presse, Leute aus öffentlichen Ämtern eingetragen sein, sondern auch Sammler und  Kunden.

Käufer und Interessenten,  mit denen man einmal geschäftlich oder künstlerisch zu tun hatte.

All diese Leute aus der Kartei benötigen dann bei der nächsten Vernissage eine Einladung und man kann schnell auf dies Archiv zurückgreifen. Sie sind ebenso wichtig für Projekte und aktuelle Ausstellungen. An besten man gliedert die Adressliste noch nach Rubriken für sich extra- wer was gekauft hat und wo und bei Presseleuten- wer was über einen geschrieben hat und wo…

Die Adressliste ist der kostbarste Besitz eines Künstlers.  Der Künstler sollte sie nicht jedem zeigen und seine Adressen hüten wie seinem eigenen Augapfel.

Vor allem sollte man heute darauf achten, auch jedes Mal die E- Mail Adresse mit zubekommen. Die Email zur Ausstellung ersetzt aber nicht die eigentliche Einladung, sondern sie ist nur unterstützend, also zusätzlich zu sehen. Die gedruckte Einladungskarte ist immer noch effektiver und wertvoller, das hat in der heutigen, schnelllebigen Zeit auch nichts geändert.

Zu der Adresse kann man noch die Geburtstage zutragen, wer weiß welcher Sammler sich im Atelier ankündigt?  So ist man schon einmal für das gröbste gewappnet und solche Gesten ziehen immer noch bei Politikern oder Sammlern- die Aufmerksamkeit der Person gegenüber ist wichtig.

Wichtige Ansprechpartner bei Behörden, Kultusministerien, denn oft trifft man diese wieder, wenn noch öffentliche Mittel für Projekt oder Ankäufe übrig sind.